De voordelen van een done list.

Creating Joblovers

De to do list, de boodschappenlijst en de bucketlist zijn bij iedereen wel bekend. Kort geleden ontdekte ik de done list. De done list is een lijst van alles wat je hebt gedaan in plaats van wat je nog moet doen. Onzinnig? Helemaal niet! Er zitten veel voordelen aan.

Voordeel 1: Het geeft een fijn gevoel!

Herken jij de dagen waarop je het gevoel hebt dat je super druk was maar nauwelijks iets hebt afgerond van je to do lijst? Het lukt je nog nauwelijks om te reproduceren wat je hebt gedaan, terwijl je zeker weet dat wat je deed echt noodzakelijk was en voorrang had. Toch hou je er een enorm onbevredigend gevoel aan over, omdat je niets hebt kunnen afvinken.

Werk je met een done list dan was je dag helemaal niet onbevredigend want je ziet dat je echt niet uit je neus hebt zitten eten. Sterker nog; Je hebt drie brandjes geblust, twee collega’s geholpen en ook nog eens een belangrijke spoed klus tussendoor gedaan. Conclusie: Je had een top dag! Je was super productief, jouw collega’s waren dolblij met jouw hulp en je hebt precies gedaan wat je moest doen, want alles op je to do list kon ook wel een dagje wachten.

Voordeel 2: Het geeft inzicht.

Wanneer je een lijst maakt van wat je dagelijks doet krijg je na een poosje pas echt inzicht in wat je daadwerkelijk doet en hoeveel tijd dingen jou kosten. Periodiek kun je eens kritisch naar je lijstjes kijken. Wat had je aan anderen kunnen delegeren? Welke taken kosten meer tijd dan je dacht? Wat moet echt eens onder de loep genomen worden omdat het proces voor geen meter loopt? Doe je de dingen wel in de juiste volgorde? Kortom: Het geeft inzichten die je kan helpen om effectiever en efficiënter te werken.

Voordeel 3: Het geeft ruimte in je hoofd.

Een ellenlange to do list is niet echt bevorderlijk voor je mentale gesteldheid. Het kan je een behoorlijk gestrest gevoel geven als jouw lijst alleen maar groeit en je niets kunt afstrepen. Wanneer je dit herkent en daar last van hebt zul je merken dat een done list je veel meer rust gaat geven. Het maakt je hoofd leeg en geeft je meer ruimte om te reflecteren, het geeft je creativiteit een boost wat weer leidt tot nieuwe ideeën.

Voordeel 4: Maak je werk leuker.

Als je toch bezig bent met je done list. Hou dan meteen eens bij waar je energie weglekt. Waar wordt je blij van en welke taken zou jij met heel veel liefde overdragen aan een ander omdat je er totaal niet blij van wordt? Dit kun je bijhouden met een marker. Groen geeft energie. Geel is neutraal en oranje kost energie. Heb je te veel taken de kleur oranje gegeven of kosten oranje taken je (te) veel tijd? Dan is het verstandig om eens te onderzoeken of je hier verandering in aan kunt brengen. Kun je niet direct iets doen aan de verhouding van je taken ten opzichte van je weglekkende energie? Het zou dan zo maar eens  kunnen dat jouw functie dan onvoldoende bij je drijfveren past. Dit zou je verder kunnen onderzoeken met een drijfverentest.

Hoe start je met een done list?

Het is eigenlijk heel simpel. Je kunt starten met een lege bladzijde in een schriftje en je schrijft gedurende de dag al je afgeronde taken op. Je zult merken dat wanneer je dit een tijdje doet het je veel meer voldoening geeft dan een to do list.

Maar mijn to do list dan? Die heb ik toch niet voor niets? Ga ik die niet enorm missen?

Nou, nee! Tenminste dat is mijn ervaring. Ga het gewoon eens proberen en ervaar dat jouw to do list bestaat uit veel onnodige reminders. De dingen die je echt niet mag vergeten staan vaak in je mail of kun je afblokken in je agenda. Wanneer je toch echt iets wilt met een to do schrijf er dan maximaal drie op die je honderd procent zeker die dag kunt afronden. Dat betekent dat het geen grote punten mogen zijn. Het moet die dag haalbaar zijn naast alle (onvoorziene) taken of afspraken. Heb je één grote taak? Knip het dan op in kleine taken.

Heel veel succes met jouw done list!

Download hier ons sjabloon of vraag een gratis exemplaar aan.

Heb je vragen? Stel ze gerust!